L’installation réussie d’un entrepôt de distribution en Allemagne

La société suisse medmix AG est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de dispositifs de précision et leader dans les marchés finaux de la santé, de la consommation et de l’industrie. Avec plus de 2,4 milliards de produits par an, près de 2700 employés et 900 brevets à son actif, medmix propose des solutions innovantes dans les domaines de la dentisterie, de l’administration de médicaments, des dispositifs chirurgicaux pour la régénération osseuse ou encore des soins de beauté. De plus, medmix développe de nombreuses solutions pour l’utilisation d’adhésifs et de mastics industriels.

Dans le cadre de la réorganisation de son réseau de production mondial, medmix AG recherchait un entrepôt de distribution dans le but de minimiser à la fois les délais de livraison aux clients ainsi que l’ensemble des coûts logistiques.

L’emplacement a été initialement sélectionné par la définition de la région optimale. Pour ce faire, le centre géographique de la base de clients a été identifié grâce à l’analyse du centre de gravité (Center of Gravity Analyse). Grâce aux données géographiques « open source » ainsi qu’aux fonctions d’optimisation des outils bureautiques courants, cette analyse a pu être réalisée en interne.

Un appel d’offres a été alors lancé auprès de plusieurs prestataires logistiques contractuels. Lors de la sélection du fournisseur approprié, l’accent a été mis non seulement sur les coûts, mais également sur les facteurs liés aux opportunités de croissance, aux temps de réaction, à la flexibilité ainsi qu’aux capacités d’amélioration des processus. Ces critères peuvent être utilisés pour garantir que le fournisseur sélectionné soutient les objectifs commerciaux et s’adapte aux conditions changeantes du marché.

Deux critères d’exclusion ont été retenus: L’adéquation informatique (IT Readiness) et la volonté d’assurer une représentation douanière indirecte. Aucune nomination n’aurait pu être effectuée sans l’accord du prestataire de services. Celui-ci devait répondre à la fois aux exigences informatiques et aux exigences de dédouanement. C’est avant tout le bon déroulement des formalités douanières qui joue un rôle décisif dans la mise en place de l’entrepôt. Cela présente certains défis.

La mise en œuvre a été divisée en lots de travaux suivants : la structure physique, dont notre prestataire de services s’est chargé, de même que la mise en œuvre des processus dans les systèmes informatiques. Pour la coordination, une courbe d’augmentation du nombre de palettes à stocker chaque semaine a été définie, de manière équitable pour les deux parties.

La mise en œuvre des processus peut constituer un défi, car elle implique les fonctions les plus diverses de deux entreprises. La meilleure pratique ici consiste à décrire les processus dans des ateliers sous forme de diagrammes (Swim-Lane-Diagramme) et à les enrichir progressivement de détails. Une étroite coordination avec toutes les personnes concernées est indispensable.

Un autre aspect important consiste à effectuer de nombreux tests. Cela garantit un bon déroulement de tous les processus et permet de détecter et de résoudre des problèmes éventuels à un stade précoce. De cette manière, le parfait fonctionnement de l’entrepôt est assuré.

Deux sujets requièrent une expertise particulière: L’application de la TVA et l’évaluation correcte de la valeur en douane.

En matière de TVA, il est pertinent de savoir vers quel pays de l’UE la livraison finale a lieu. En raison des réglementations relatives aux transactions en série et triangulaires, la TVA allemande doit être indiquée pour les clients en Allemagne. Cette taxe ne s’applique pas aux livraisons vers d’autres pays de l’UE. Sur la facture, medmix AG doit en outre utiliser son numéro IDE allemand.

Le prix de transaction peut être utilisé pour déterminer la valeur en douane, par exemple lors d’une importation depuis une usine de production chinoise associée. La documentation des prix de transfert devrait ainsi permettre aux douanes de le vérifier. Pour les livraisons de marchandises provenant d’une usine de production suisse, cela n’est pas possible. La méthode déductive a ici été choisie. Le prix de vente dans l’UE sert de base à partir de laquelle sont déduits les coûts logistiques depuis la frontière de l’UE.

Des conseils externes ont été obtenus pour les questions fiscales et douanières. À juste titre, ces deux sujets ont été présentés indépendamment par des experts de renom lors du symposium sur le commerce extérieur et les douanes du 11 avril 2024.

Notre expérience montre que la mise en place d’un entrepôt de distribution, malgré sa complexité, est un investissement rentable. Grâce à une planification minutieuse, la collaboration avec des experts et une optimisation continue des processus, comme par exemple, une plaque tournante de données pour l’échange avec les prestataires de services de transport, nous pouvons opérer de manière plus efficace tout en offrant un meilleur service à nos clients. Les projets futurs, tels que la mise en œuvre d’une plateforme pour la transparence des processus de dédouanement, promettent de nouvelles améliorations. Grâce à une bonne préparation et à des partenaires performants, le succès est garanti.