Erfolgreiche Einrichtung eines Distributionslagers in Deutschland

Die Schweizer medmix AG ist ein weltweit führender Anbieter von Präzisionsaustraggeräten und Marktführer in den Endmärkten Healthcare, Consumer und Industrie. Mit über 2,4 Milliarden Produkten pro Jahr, rund 2700 Mitarbeitern und 900 aktiven Patenten hält medmix innovative Lösungen in den Bereichen Zahnmedizin, Medikamentenverabreichung, chirurgische Geräte für Knochenregeneration sowie Schönheitspflege bereit. Darüber hinaus entwickelt medmix fortschrittliche Alternativen für die Anwendung industrieller Kleb- und Dichtstoffe.

Im Zuge der Neuausrichtung des globalen Produktionsnetzwerks suchte die medmix AG nach einem Distributionslager mit dem Ziel, sowohl die Zeiten der Lieferung an die Kunden als auch die gesamten Logistikkosten zu minimieren.

Die Auswahl des Standorts erfolgte zunächst mit der Ermittlung der optimalen Region. Dazu wurde anhand der Center-of-Gravity-Analyse der geografische Mittelpunkt der Kundenbasis identifiziert. Dank Open-Source-Geodaten und Optimierungsfunktionen in gängigen Office-Tools konnte diese Analyse intern durchgeführt werden.

Anschliessend startete eine Ausschreibung mit mehreren Kontraktlogistikanbietern. Bei der Auswahl des passenden Dienstleisters lag der Fokus neben den Kosten auf den Faktoren Wachstumsmöglichkeiten, Reaktionszeit, Flexibilität und Prozessverbesserungsfähigkeiten. Anhand dieser Kriterien kann sichergestellt werden, dass der ausgewählte Anbieter die Geschäftsziele unterstützt und sich verändernden Marktbedingungen anpasst.

Es gab zwei Ausschlusskriterien: IT-Readiness und die Bereitschaft für die indirekte Zollvertretung. Ohne die Zustimmung des Dienstleisters, sowohl die IT-Anforderungen als auch die Zollabwicklung zu erfüllen, hätte keine Nominierung ausgesprochen werden können. Vor allem die richtige Zollabwicklung spielt eine entscheidende Rolle bei der Einrichtung des Lagers und birgt einige Herausforderungen.

Die Umsetzung wurde in folgende Arbeitspakete geteilt: den physischen Aufbau, um den sich unser Dienstleister kümmerte, und die Umsetzung der Prozesse in den IT-Systemen. Für die Koordination wurde eine Hochlaufkurve mit der Anzahl der wöchentlich einzulagernden Paletten vereinbart, die beiden Seiten gerecht wurde.

Die Umsetzung der Prozesse kann eine Herausforderung sein, da verschiedenste Funktionen aus zwei Unternehmen involviert sind. Hier hat sich als Best Practice bewährt, die Prozesse in Workshops als Swim-Lane-Diagramme abzubilden und sukzessiv mit Details anzureichern. Eine enge Abstimmung mit allen Beteiligten ist dabei unerlässlich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das ausreichende Testen. Das stellt sicher, dass alle Prozesse korrekt funktionieren und mögliche Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können. So kann ein reibungsloser Betrieb des Lagers gewährleistet werden.

Zwei Themen, die eine besondere Expertise erfordern, sind die richtige Anwendung der Mehrwertsteuer und die korrekte Zollwertermittlung.

Bei der Mehrwertsteuer ist relevant, in welches EU-Land die finale Lieferung stattfindet. Aufgrund der Regelungen für Reihen- und Dreiecksgeschäfte muss für Kunden in Deutschland die deutsche Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, für die Lieferung in andere EU-Staaten entfällt diese. Auf der Rechnung muss die medmix AG zudem ihre deutsche UID-Nummer verwenden.

Bei der Zollwertermittlung, zum Beispiel beim Import aus einem verbundenen chinesischen Produktionswerk, kann der Transaktionspreis verwendet werden. Das sollte durch eine Verrechnungspreisdokumentation für den Zoll nachvollziehbar sein. Bei Warenlieferungen aus dem Schweizer Produktionswerk ist das nicht möglich. Hier hat man sich für die deduktive Methode entschieden, bei welcher der Verkaufspreis in der EU als Basis dient, wovon allerdings die Logistikkosten ab der EU-Grenze abgezogen werden.

Für die Steuer- und Zollthemen wurde eine externe Beratung eingeholt. Passenderweise wurden beide Themen unabhängig davon auch im Aussenhandels- und Zollsymposium am 11. April 2024 von hochkarätigen Experten präsentiert.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Einrichtung eines Distributionslagers, trotz seiner Komplexität, eine lohnende Investition ist. Mit sorgfältiger Planung, der Zusammenarbeit mit Experten und ständiger Prozessoptimierung, wie zum Beispiel durch eine Datendrehscheibe für den Austausch mit Transportdienstleistern, können wir effizienter arbeiten und unseren Kunden einen besseren Service bieten. Zukünftige Projekte, wie die Implementierung einer Plattform für die Transparenz der Verzollungsprozesse, versprechen weitere Verbesserungen. Mit der richtigen Vorbereitung und den richtigen Partnern ist der Erfolg vorprogrammiert.