Les entreprises suisses qui réalisent un chiffre d'affaires en Pologne sont soumises à un système de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) qui, bien que basé sur le droit européen et donc familier, s'avère extrêmement formaliste dans la pratique. Les erreurs de procédure entraînent rapidement des retards ou des sanctions ; il est donc utile de se pencher dès le début et de manière approfondie sur les règles polonaises.

Enregistrement et représentant fiscal

Les entreprises étrangères non établies en Pologne doivent s'enregistrer à la TVA sans limite de chiffre d'affaires (cela s'applique d'ailleurs dans tous les États membres de l'UE; les seules exceptions concernent les ventes à distance jusqu'à 10 000 euros par pays). Les acquisitions intracommunautaires, les transferts de marchandises propres vers un entrepôt polonais ou les livraisons locales en Pologne sont généralement des motifs d'enregistrement local. En revanche, les prestations B2B pures, qui sont entièrement soumises à la procédure d'autoliquidation, peuvent être fournies sans enregistrement, mais cela doit être soigneusement vérifié et documenté. En tant qu'entreprise non européenne, une société suisse doit désigner un représentant fiscal polonais. Celui-ci doit être domicilié en Pologne, disposer d'un contrat de représentation écrit et être solidairement responsable de la TVA polonaise de l'entreprise suisse. Le choix du représentant fiscal n'est donc pas une simple formalité, mais doit être mûrement réfléchi et la nomination d'un représentant familiarisé avec le sujet est ici absolument indispensable.

Chiffre d'affaires local

Dès que l'entreprise suisse est enregistrée en Pologne, ses livraisons locales sont en principe soumises au taux standard de 23 %, sauf en cas d'exonération ou de taux réduit. Dans le domaine B2B, la procédure d'autoliquidation s'applique souvent : si le prestataire suisse n'est ni domicilié ni enregistré en Pologne et que le client commercial polonais est assujetti à la TVA, ce dernier est lui-même redevable de la TVA polonaise sur un grand nombre de prestations. L'enregistrement à la TVA polonaise d'un entrepreneur suisse supprime cette règle : celui-ci doit alors facturer la TVA polonaise pour les livraisons locales, soumettre des déclarations de TVA périodiques et se conformer aux exigences polonaises en matière de facturation, de déclaration de TVA en monnaie polonaise et de conservation des documents. Dans de nombreux cas, il est utile de procéder à un « contrôle TVA » des contrats et des chaînes d'approvisionnement avant de livrer le premier client polonais. Il se peut que l'enregistrement local à la TVA soit l'alternative la plus judicieuse, malgré les obstacles.

Excédents de TVA déductible et remboursements

Si la taxe déductible en Pologne dépasse la taxe en amont, l'excédent peut être reporté ou faire l'objet d'une demande de remboursement. Le délai standard pour le remboursement est d'environ 40 jours, selon la situation ; il existe également des délais raccourcis (entre autres 15 ou 25 jours en cas de conformité particulière, par exemple en cas d'utilisation du mécanisme de paiement fractionné ou de factures électroniques exclusivement structurées). Malheureusement, des retards pouvant aller jusqu'à 180 jours peuvent également survenir si le contribuable assujetti à la TVA n'a réalisé aucun chiffre d'affaires en Pologne ou en dehors de la Pologne au cours de la période concernée.

Les remboursements provenant des décomptes de TVA polonais sont versés exclusivement sur un compte bancaire auprès d'une banque polonaise ; les virements sur un compte étranger ne sont pas acceptés. Si vous prévoyez de déduire la TVA en Pologne, il est recommandé d'ouvrir un compte bancaire polonais suffisamment tôt. Dans la pratique, il s'agit d'une démarche à ne pas sous-estimer.