Depuis 20 ans, la société Schenker Schweiz AG est le partenaire logistique officiel de Swiss Olympic et assure à ce titre la logistique de l'organisation faîtière du sport suisse. Les Jeux olympiques sont toujours un événement majeur et exigent des performances de pointe de la part des experts de DB SCHENKERsportsevents afin de garantir que tout le matériel se trouve au bon endroit au bon moment. Il s'agit notamment de l'équipement sportif des athlètes, du matériel physiothérapeutique et médical, des uniformes, du matériel de bureau, des articles promotionnels, des compléments alimentaires, des médicaments et bien plus encore. Ce qui, à première vue, semble être une simple tâche logistique nécessite une planification méticuleuse.

La planification administrative commence près de neuf mois avant le déplacement effectif de la délégation suisse. Environ 30 mètres cubes de fret aérien et trois conteneurs de 40 pieds remplis de voiliers et d'équipements connexes doivent atteindre leur destination. Bien que cet événement multisports se répète tous les deux ou quatre ans, aucune destination ne se ressemble. Les autorités japonaises, bien rodées au commerce international, donnent des instructions claires concernant les réglementations douanières locales, les conditions d'importation et de réexportation et les flux de processus. La ville de Tokyo exige des instructions claires et une planification précise de la part de l'expéditeur et du prestataire logistique. La planification du fret dépend à son tour de divers facteurs externes : "Selon l'athlète qui se qualifie, un équipement différent doit être préparé. Selon le sport, il s'agit d'une décision qui ne peut être prise que très peu de temps avant l'événement. Le calendrier de qualification, qui a été adapté en raison de la pandémie, est en l'occurrence encore plus rigoureux", déclare Martin Ritter, responsable des foires, des événements et de la logistique spéciale Zurich chez Schenker Schweiz AG. "En collaboration avec Swiss Olympic, nous concevons des expéditions de fret aussi durables que possible. Cela signifie qu'il faut utiliser la voie maritime dans la mesure du possible. La pénurie de conteneurs, les capacités réduites du fret aérien en raison de la pandémie et des situations telles que le blocage du canal de Suez exigent une flexibilité maximale de la part de tous les intervenants."

Rien n’est laissé au hasard

L'objectif est d'adopter une vision globale de la chaîne logistique. Il s'agit notamment de se familiariser avec les directives du comité d'organisation japonais, de rédiger les documents d'expédition, de choisir le mode de transport en fonction des temps de transit et des facteurs de coût, de trouver des solutions de secours en cas de changement à court terme, de vérifier les documents pour un dédouanement sans heurts, de tenir compte des questions fiscales et de communiquer avec les parties locales pour combler toutes les lacunes entre l'expéditeur et la livraison sur le lieu de l'événement. Une telle expédition sur près de 9500 kilomètres - en utilisant l'exemple du conteneur à voile - passe par diverses étapes intermédiaires et interfaces : Collecte des marchandises auprès de l'expéditeur, transport par camion jusqu'à l'entrepôt de DB Schenker, emballage final et préparation des commandes à l'entrepôt, chargement dans le conteneur maritime par camion jusqu'à Bâle, rechargement sur la "barge" (remorqueur) et transport par le Rhin jusqu'au port du nord. Viennent ensuite le transbordement par camion jusqu'au terminal portuaire, le chargement sur le navire de haute mer à destination du Japon (près de 40 jours en mer), l'acheminement au port, le stockage temporaire du conteneur, la livraison par camion sur le lieu de l'événement, ainsi que le "scellement" du conteneur sur le lieu de déchargement et la livraison finale sur le lieu de l'événement. L'ensemble du processus est contrôlé au moyen d'outils de planification et surveillé par un système de suivi et de traçabilité "track & trace" - par exemple avec la "Smartbox" de DB Schenker.

" Cette année, en raison de la pandémie, on a l'impression de tirer sur une cible mouvante du haut d'un cheval au galop ", déclare Martin Ritter. Pour donner la stabilité nécessaire aux processus, DB Schenker en Suisse, qui dispose de ses propres départements de fret maritime et aérien, s'appuie également sur une équipe d'experts en événements sportifs et sur un réseau mondial de spécialistes de l'événementiel. En ce qui concerne le fret aérien, outre les expéditions directes depuis la Suisse, il est également possible d'envoyer du matériel de Munich à Tokyo-Narita par la rotation charter de DB Schenker. L'accent est mis ici sur la fiabilité de la planification, la réduction des risques, la rentabilité et la durabilité.

Avant même que le transport n'ait lieu, DB SCHENKERsportsevents se charge déjà des retours. Ce qui n'est pas renvoyé en Suisse doit passer à l'événement suivant ou partir directement en transit vers Pékin, où les Jeux olympiques d'hiver auront lieu l'hiver prochain.

De tels projets intensifient la coopération interculturelle, font progresser l'organisation dans son ensemble et confèrent à la coopération un caractère durablement positif. "Notre objectif est de répondre à des exigences précises avec un maximum d'agilité et de flexibilité afin de fournir à tout moment des solutions simples à des tâches complexes."

En prévision des championnats du monde de natation de 2022 à Fukuoka, le prochain grand événement sportif au Japon est déjà en cours de planification - car « un après » événement constitue aussi « un avant » événement. #WeAreReadyForTheNextChallenge - grâce à son réseau de transport global et complet, son savoir-faire, ses équipements spéciaux et ses options de transport sur mesure, l'équipe de Schenker Schweiz AG se fera un plaisir de vous conseiller pour la planification d'une solution logistique efficace et durable.

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