Polnische Mehrwertsteuer: Was Schweizer Akteure wissen müssen

Wer als Schweizer Unternehmen in Polen Umsätze erzielt, trifft auf ein Mehrwertsteuer-(MWST-)System, das zwar auf EU-Recht basiert und damit vertraut wirkt, sich aber in der Praxis als äusserst formalistisch erweist. Verfahrensfehler führen rasch zu Verzögerungen oder Sanktionen; ein früher und vertiefter Blick auf die polnischen Spielregeln lohnt sich.

Registrierung und Fiskalvertreter

Ausländische, in Polen nicht ansässige Unternehmen müssen sich ohne Umsatzgrenze mehrwertsteuerlich registrieren lassen (das gilt übrigens in allen EU-Staaten, Ausnahmen gibt es nur bei sogenannten Fernverkaufsumsätzen bis 10 000 Euro pro Land). Typische Auslöser für eine lokale Registrierung sind inner­gemeinschaftliche Erwerbe, Verbringungen eigener Waren in ein polnisches Lager oder lokale Lieferungen innerhalb von Polen. Reine B2B-Leistungen, die vollständig dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, können dagegen ohne Registrierung erbracht werden – das ist aber sorgfältig zu prüfen und zu dokumentieren. Als Nicht-EU-Unternehmen muss eine Schweizer Gesellschaft einen polnischen Fiskalvertreter bestellen. Dieser muss in Polen ansässig sein, über einen schriftlichen Vertretervertrag verfügen, und er haftet gesamtschuldnerisch für die polnische MWST des Schweizer Unternehmens. Die Wahl des Fiskalvertreters ist damit keine reine Formalität, sondern muss gut durchdacht sein, und die Ernennung eines mit der Materie vertrauten Vertreters ist hier zwingend.

Lokale Umsätze

Sobald das Schweizer Unternehmen in Polen registriert ist, unterliegen dessen lokale Lieferungen grundsätzlich dem Standardsatz von 23 Prozent, sofern keine Befreiung oder ein reduzierter Satz greift. Im B2B-Bereich greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Ist der Schweizer Leistungserbringer in Polen weder ansässig noch registriert und der polnische Geschäftskunde ein aktiver MWST-Pflichtiger, schuldet dieser die polnische MWST auf einer Vielzahl von Leistungen selbst. Mit der polnischen MWST-Registrierung eines Schweizer Unternehmers entfällt diese Regelung, dann muss dieser für lokale Lieferungen grundsätzlich polnische MWST fakturieren, periodische MWST-Abrechnungen einreichen und die polnischen Vorgaben zur Rechnungsstellung, zum MWST-Ausweis in polnischer Währung und zur Aufbewahrung einhalten. In vielen Fällen lohnt sich ein «MWST-Check» der Verträge und Lieferketten, bevor der erste polnische Kunde beliefert wird – und mög­licherweise ist die lokale MWST-Registrierung trotz Hürden die sinnvollere Alternative.

Vorsteuerüberschüsse und Auszahlungen

Übersteigen die in Polen abziehbaren Vorsteuern die Ausgangssteuer, kann der Überschuss vorgetragen oder zur Auszahlung beantragt werden. Die Standardfrist für die Auszahlung liegt – je nach Konstellation – bei rund 40 Tagen; daneben existieren verkürzte Fristen (u. a. 15 bzw. 25 Tage bei besonderer Compliance, z. B. bei Verwendung des Split-Payment-Mechanismus oder bei ausschliesslich strukturierten E-Rechnungen). Leider kann es aber auch zu Verzögerungen von bis zu 180 Tagen kommen, wenn der MWST-Pflichtige in der betreffenden Periode weder in Polen noch ausserhalb Polens Umsätze erzielte.

Rückerstattungen aus polnischen MWST-Abrechnungen werden ausschliesslich auf ein Bankkonto bei einer polnischen Bank ausgerichtet, eine Auszahlung auf ein ausländisches Konto wird nicht akzeptiert. Wer mit Vorsteuerbeträgen in Polen rechnet, sollte frühzeitig ein polnisches Bankkonto eröffnen. In der Praxis ein nicht zu unterschätzendes Unterfangen.