Essentials when doing business in the USA

Im Zuge der Anpassung der Einfuhrzölle durch die USA auf Warenimporte aus der Schweiz ist es essenziell, die Auswirkungen dieser Regelungen auf Produkte und Lieferketten richtig einzuschätzen. Für im US-Geschäft tätige Unternehmen ist das eine mehrdimensionale Knacknuss mit einer nicht zu unterschätzenden Komplexität und einem erheblichen Schadenspotenzial bei Nichtbeachtung der geltenden Regeln und Verordnungen. Dennoch sind die USA nach wie vor ein vielversprechender Markt. Im Umgang mit den derzeit dynamischen Rahmenbedingungen sind Ausdauer und Kreativität die wesentlichen Treiber für eine erfolgreiche und auf Langfristigkeit ausgerichtete Marktpräsenz.

Die Veränderungen bei den Einfuhrzöllen war für viele Schweizer Firmen eine Überraschung, denn in den vergangenen Jahrzehnten verlor das Thema Zoll durch die fortschreitende Globalisierung der Wirtschaft mehr und mehr an Relevanz und spielte bei der Entscheidungsfindung und bei der Erarbeitung von Vertriebs- und Beschaffungsstrategien kaum noch eine Rolle. Das hat sich nun fundamental geändert. Firmen müssen innerhalb kürzester Zeit herausfinden, inwiefern sie selbst oder ihre Kunden und Lieferketten von den neuen Tarifen und Regeln betroffen sind.

Befähigung – Schlüssel zum Erfolg im US-Geschäft

Anerkanntermassen ist Aussenhandel keine genaue Wissenschaft, das trifft ebenfalls auf den Umgang mit den veränderten Zöllen bei Exporten in die USA zu. Bis anhin stand beim Aufbau und bei der Erschliessung des US-Markts durch Schweizer Firmen das Produkt sowie dessen Vertriebskonzept im Vordergrund und weniger die Anpassung der internen Prozesslandschaft auf den neu erschlossenen Markt.

Die nun laufend sich verändernden Rahmenbedingungen ver­langen von international tätigen Firmen, ihre Prozesse hinsichtlich aussenhandelsrelevanter Themen zu analysieren und entsprechend auszurichten. Awareness und Befähigung auf allen Stufen werden zum entscheidenden Erfolgsfaktor, denn oberflächliche Abklärungen, unvollständige Informationen, fehlende Nachweise sowie Versäumnisse bei der Entscheidungsfindung und der Akquise summieren sich zu einem nicht tragbaren wirtschaftlichen Risiko und generieren ein hohes Frustrationspotenzial bei allen involvierten Stellen und Personen.

Unterschiedliche Rechtssysteme, Normen und Zulassungsbedingungen, der Dollar als Leitwährung sowie Business Practices und umfassende Vertragsdokumente samt Annexes sind wesentliche Eigenheiten des US-Geschäfts. Ein grundlegendes Verständnis und Bewusstsein hierfür sichern nicht nur den Erfolg, sondern schaffen auch Rechtssicherheit.

In der Praxis sind der Aussenhandel und speziell der Export sowie die damit zusammenhängenden administrativen Aufgaben nach wie vor häufig auf Stufe Auftragsadministration angesiedelt und im Managementsystem nur ungenügend abgebildet. Bezogen auf das US-Geschäft ist das mittlerweile ein nicht mehr tragbarer Umstand, was sinngemäss eigentlich für alle Aussenhandelsgeschäfte gilt.

Fit for USA – Erreichen eines hohen Reifegrads

Geht eine Firma in die USA oder generell in ausländische Märkte, muss das Managementsystem samt all seinen Prozessen und dem internen Kontrollsystem so gestaltet sein, dass mit einem prozessbasierten und wirksamen Import- und Export-Controlling die Einhaltung von Normen, Regeln und Gesetzen im Zielland auf allen Stufen und in allen betroffenen Organisationseinheiten jederzeit und nachweislich sichergestellt ist. Das ist die wirksamste Abwehr vor Versäumnissen und Vergehen und möglicherweise daraus resultierenden Bussen, Strafen und Sanktionen.

Erfahrungen aus der Maschinenindustrie zeigen, dass bereits beim Aufbau einer Geschäftsbeziehung oder bei der Vorbereitung einer Offerte ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich anwendbarer Normen, einzusetzender Materialien, geltender Richtlinien und Zulassungsbedingungen vorhanden sein muss. Spezifikationen und Vorgaben in den USA basieren in der Regel auf US-, teilweise auf ISO-Normen, während bei in der Schweiz entwickelten und hergestellten Produkten mehrheitlich europäische Normen die Basis sind. Das ist vor allem dann von Bedeutung, wenn beispielsweise Zeichnungen, Stücklisten, Prüf-, Test- und Abnahmemethoden vom US-Geschäftspartner oder seinem Sachverständigen (Consulting Engineer) begutachtet und freigegeben werden müssen oder die Vorgaben explizit die Einhaltung von US-Normen verlangen.

Ein weiterer Aspekt ist der Umgang mit dem Dollar als Zahlungsmittel. Erfahrungsgemäss ist es für US-Geschäftspartner selbstverständlich, dass Zahlungen in US-Dollar abgewickelt werden, ein Umstand, dem bei der Kalkulation und der Absicherung des Wechselkursrisikos besondere Beachtung geschenkt werden muss. Ein anderes wichtiges Thema sind Vertragsgarantien – hier ist eine frühzeitige Abklärung unabdingbar, da in den USA sich die Bedingungen und Konditionen wesentlich von denjenigen einer Bankgarantie unterscheiden, wie wir sie in der Schweiz kennen. Bei grösseren Lieferverträgen oder Werkverträgen werden häufig Surety Bonds (Bürgschaften) verlangt. In solchen Fällen muss frühzeitig geprüft werden, inwiefern mit einer Bank- oder Versicherungslösung diese Anforderung erfüllt werden kann. Wenn immer möglich sollte auf ein Konzept mit einer Bankgarantie in Kombination mit einer SERV-Bondgarantie (Vertragsgarantieversicherung) hingearbeitet werden.

Bei umfangreichen Vertragswerken ist eine sorgfältige Prüfung unabdingbar. Im Zweifelsfall oder bei Unsicherheiten lohnt es sich, rechtzeitig die Unterstützung von Spezialisten in Anspruch zu nehmen. Das gilt insbesondere in rechtlichen Belangen oder im Zusammenhang mit Haftung und Versicherungen. Vor allem Letzteres kann durchaus brisant sein, da sich die üblichen Ver­sicherungsdeckungen und Haftungsgrenzen in der Schweiz sehr von denjenigen in den USA unterscheiden.

Fazit – Ready for Take-off

Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist nicht nur eine intensive Auseinandersetzung mit dem Thema von allen betroffenen Einheiten wie

• Verwaltungsrat und Geschäftsführung 
• Forschung, Entwicklung und Engineering 
• Einkauf und Logistik 
• Fabrikation 
• Verkauf, Marketing und Auftragsabwicklung 
• Versand- und Transportlogistik 
• Product-Management und Schulung 
• Buchhaltung und Controlling 
• Human Resources (Weiterbildung, Rekrutieren von qualifiziertem Personal)

erforderlich, sondern es ist auch wichtig, dass eine Firma über ausreichend qualifizierte und mit dem Aussenhandelsgeschäft vertraute Ressourcen auf allen Stufen verfügt.